Elvy

Elvy is software voor het digitaliseren van uw documentstroom

Victron Energy

“Geen kasten vol ordners meer en volledig inzicht in factuurstroom!”

Roy Leyting
Hoofd Financiële Administratie

Victron Energy is een groot bedrijf, met een relatief kleine bezetting aan kantoorpersoneel. Dat is mogelijk door een goede automatisering. De factuurstroom is onder controle met het Elvy Inkomend Factuurregister (IFR). Elvy Document Scanning (DS) zorgt voor 70 procent tijdwinst bij het inboeken en dan hebben we het nog niet eens over al die bomen die niet meer omgehakt hoeven te worden.

Victron wilde af van de kasten vol ordners. ‘Zonde van al die bomen. Op het moment dat we hoorden dat de Belastingdienst het toestaat om de financiële administratie helemaal elektronisch op te slaan, zijn we direct op zoek gegaan naar een goede scanoplossing, die kan communiceren met Exact Globe,’ vertelt Roy, administrateur bij Victron.

In één keer goed
Uit die zoektocht kwamen drie pakketten. Roy: ‘Het eerste systeem hebben we uit den treure getest, maar dat leverde niet waar ze mee adverteerde: de koppeling met Exact werkte niet goed genoeg. Het tweede pakket dat we probeerden was Elvy. Dat werkte in één keer goed. De basis is simpel, maar dat maakt het juist zo prettig om ermee te werken. De koppeling met Globe werkte ook prima. Elvy levert dus wél wat ze beloven, het werkt goed en de prijs is goed. Het derde pakket hebben we niet eens meer geprobeerd.’

Snel aan de slag
Na aanschaf kon Victron snel met Elvy aan de slag: ‘De implementatie was binnen een dag geregeld, want al grotendeels voorbereid door Nederpelt. En het is heel eenvoudig om met het pakket te leren werken. Elvy Document Scanning levert ons 70 procent tijdwinst op ten opzichte van handmatig inboeken. Het is een kwestie van een e-mail met een of meerdere facturen naar een mapje slepen en Elvy doet een voorstel tot boeking in Exact Globe.’

Nooit meer kwijt
Vroeger moest Roy een factuur stempelen, coderen, handmatig invoeren en dan distribueren binnen het bedrijf. ‘Dat betekende dat ik ook facturen naar Groningen en Eindhoven moest sturen. Het kon weken duren voor ik die terugkreeg en soms wist na twee maanden niemand meer waar die facturen gebleven waren. Nu gaan facturen rechtstreeks naar de persoon die verantwoordelijk is voor de gemaakte kosten. Alle facturen boven een bepaald bedrag gaan bovendien automatisch ook naar de directie ter fiattering. Dat is voor ons een belangrijk onderdeel van de accountantscontrole.’

Nieuwe koppeling
Kortom, Victron is heel enthousiast over Elvy. Roy: ‘Ik ben vooral te spreken over de eenvoud en het gemak.’

Victron Energy
Victron Energy is een internationale onderneming die meer dan 1000 verschillende producten, in meer dan 60 landen wereldwijd verkoopt. De innoverende producten van Victron Energy spelen een hoofdrol in recreatieve en commerciële scheepvaart, wegtransport, autonome energiesystemen op land en industriële omgevingen.

Klik hier om door te gaan naar de website van Victron Energy.