“Grote complexe factuurstroom onder controle, naast een snellere verwerking!”
Van Duyvenvoorde is een grote bloemen- en plantenexporteur. Jaarlijks verwerken ze vele duizenden facturen en die zijn dan ook nog eens heel complex. Met Elvy gaat de verwerking twee keer zo snel.
In 2012 ging Koos Mark, hoofd afdeling Financiële Administratie van Van Duyvenvoorde, op zoek naar een pakket waarmee het bedrijf gescande facturen kon boeken, fiatteren en archiveren. Na vergelijking van een aantal pakketten, bleek dat Elvy het gunstigst geprijsd was: ‘De meeste partijen die dit soort oplossingen bieden, werken met een aanschaf- en gebruiksprijs. Je betaalt dan ook nog eens per factuur. Van Elvy Factuurverwerking mag je na aanschaf onbeperkt gebruikmaken. Dat is voor ons al een heel groot pluspunt, want we verwerken hier tien- tot vijftienduizend facturen per jaar.’
Beloftes waarmaken
Een ander groot pluspunt van Elvy is, dat het eenvoudig te implementeren is. ‘Je hebt het snel door en dan werkt het al snel verslavend,’ vervolgt Koos. ‘Je kunt heel snel en eenvoudig stamgegevens van crediteuren in Exact verrijken. Ik denk dat Elvy 95% van alle 150 crediteuren netjes herkent en ook heel veel andere data op de factuur. Bovendien is dankzij de fiatteringstool het hele traject te volgen in Elvy en Exact. Je kunt altijd direct zien wie de factuur al wel of nog niet gezien heeft. Ik denk dat we met Elvy zeker de helft aan tijd hebben gewonnen. We zijn dus heel tevreden over de producten, want Elvy maakt haar beloftes waar.’
Complexe facturen
Veel facturen bestaan uit meerdere regels. Koos: ‘Die moeten we voor een deel nog handmatig inboeken, maar dat is altijd nog een stuk sneller dan in de oude situatie. Bovendien hebben we daar sjablonen voor gemaakt in Elvy, die de handmatige invoer sterk vereenvoudigt: voor iedere leverancier hebben we een ander sjabloon.’ De facturen van de veiling zijn helemaal onmogelijk lang en complex. De hele bloemenbranche kijkt dan ook reikhalzend uit naar het moment dat de veiling XML-facturen gaat versturen. ‘Ik weet dat ze bij Elvy hard aan het werk zijn om de koppeling met dat formaat te maken, zodat we straks ook die facturen door Elvy geheel automatisch kunnen laten inlezen. Dan gaan we nog grotere stappen maken met Elvy.’ *