Elvy

Elvy is software voor het digitaliseren van uw documentstroom

Pro Management Onderwijs Support

Betere dienstverlening met Elvy IFR , 2,5 fte per jaar tijdwinst en een hoger serviceniveau

Romano de Haan

Onderwijssupport heeft maar liefst 150 scholen onder beheer. Samen goed voor 60.000 facturen op jaarbasis. Naast een hogere efficiency, wilde Onderwijssupport het niveau van haar dienstverlening verbeteren, want ze willen méér zijn dan alleen een financiële administratie.
Dat werd mogelijk door de overstap naar Elvy en Elvy IFR (Inkomend Factuur Register). Directeur Romano de Haan is dan ook zeer te spreken over de nieuwe werkwijze.

Enorme tijdwinst
Voordat Onderwijs Support halverwege 2009 Elvy ging gebruiken, moesten alle 60.000 facturen handmatig worden ingeschreven, gekopieerd en per post verzonden naar de locaties. Daar moesten ze voor akkoord getekend worden en teruggestuurd, waarna het origineel bij de kopie moest worden gezocht en dan worden ingeboekt. ‘Nu scannen we de facturen in en krijgen de locaties een mailberichtje dat online facturen klaarstaan voor accordering,’ vertelt Romano de Haan. ‘Deze werkwijze scheelt ons zeker 4 minuten per factuur, dus dat is 240.000 minuten, oftewel 4000 uur per jaar.’

Betere dienstverlening
De tijdwinst maakte bij Onderwijs Support jaarlijks 2,5 fte vrij voor andere werkzaamheden. Romano de Haan: ‘Daardoor hebben we meer tijd om onze klanten beter te informeren. Een aantal medewerkers hoefde zich niet meer met de facturen bezig te houden en kon een meer adviserende rol gaan spelen. Bovendien kunnen de scholen nu wanneer ze maar willen documenten raadplegen die relevant zijn op de balans en de winst- en verliesrekening.’

Enthousiast ontvangen
Vooraf dacht Romano de Haan dat de scholen op zouden zien tegen de overstap van fysieke naar digitale accordering. Daarom is Onderwijs Support gestart met een pilot op twintig scholen. Die pilot zou zes maanden duren. ‘Al na één maand waren de deelnemende scholen zo positief, dat andere scholen belden of ze ook mee mochten doen. Op kantoor was iedereen vanaf de demo al enthousiast. De medewerkers zagen er direct het profijt van in. De tijdwinst zit niet alleen in het boekingsproces, maar ook betalingen gaan veel sneller. Vroeger duurde het wel eens twee weken voordat we een factuur terug hadden. Via Elvy IFR kunnen we precies zien waar welke facturen liggen en hoe lang al.’

Pro Management Onderwijs Support
Onderwijs Support verzorgt de financiële administratie voor het basis- en voortgezet onderwijs. Scholen kunnen er terecht voor de verwerking van inkoopfacturen, de verzorging van het betalingsverkeer, de afrekening van subsidies, de opstelling van jaarrekeningen en begrotingen en bewaking van het budget.

Klik hier om door de te gaan naar de website van Pro Management Onderwijs Support.