Elvy

Elvy is software voor het digitaliseren van uw documentstroom

Planee Group

“Leuker en efficiënter werken met Elvy IFR “

Willem Jan Jansen
Directeur - Eigenaar

Vorig jaar stonden er nog zes grote kasten met ordners op het kantoor van Planee Group. Sinds 1 januari 2011 scannen de medewerkers alle documenten met Elvy digitaal in. Het factuurproces is volledig geautomatiseerd met Elvy IFR (Inkomend Factuur Register). Dat scheelt een hoop tijd, papier en vervelend archiveerwerk. Bovendien hebben de klanten van Planee nu altijd inzicht in hun boekhouding.

Leuker werken
Willem Jan Jansen, eigenaar van Planee Group, vindt de nieuwe werkwijze een stuk leuker: ‘Het is nu veel makkelijker om iets op te zoeken, voor de klant en voor ons. We scannen de facturen, boeken deze en de klant kan zijn facturen online accorderen. Hierdoor is alles digitaal en inzichtelijk via het boekhoudsysteem. Die zes ordnerkasten zijn overbodig geworden. En omdat we op een externe locatie back-ups hebben, hoeven we nooit meer bang te zijn dat er een factuur kwijtraakt.’

Goede verhouding prijs-kwaliteit
Eind vorig jaar ging Willem Jan Jansen op zoek naar een scanoplossing. Hij nodigde drie leveranciers uit voor een presentatie. ‘Elvy biedt minstens hetzelfde aan als vergelijkbare pakketten, maar tegen een lager tarief. Bovendien is het een flexibele organisatie: als we een aanpassing willen, is dat snel geregeld. Het inboeken van facturen is niet een heel moeilijk proces. Elvy maakt het niet mooier of ingewikkelder dan het is. Zij zijn daar heel nuchter en praktisch in. Het is een systeem dat ons helpt onze klanten zo goed mogelijk te ondersteunen.’

Online samenspel
De prijs is voor Willem Jan Jansen het grootste voordeel. Dat daarnaast het nieuwe systeem ook voor klanten leuker en inzichtelijker is, vindt hij een aangename verbetering van de dienstverlening. ‘Wij gebruiken Elvy voor klanten in diverse sectoren: van kappers tot it’ers. Leuk dat dat allemaal kan. Ook het online samenspel van IFR is prettig. Als wij de facturen online hebben gezet, kan de klant zien waar wij die op boeken. Als hij dat liever elders geboekt ziet, kan hij dat aangeven. Ik merk dat ondernemers het fijn vinden dat ze een berichtje krijgen dat er zoveel facturen klaar staan om te accorderen. Ze hoeven nu alleen akkoord te geven. En ze kunnen zelf inloggen en hun kosten inzien. Bij vragen vanuit leveranciers scheelt hen dat - en ons - enorm veel tijd. Fijn dat je dat kunt aanbieden.

Dertig procent tijdwinst
Op kantoor van Planee werken nu vier mensen met Elvy. ‘Het was natuurlijk even wennen, maar er waren geen negatieve geluiden. Iedereen vindt het leuk, omdat het makkelijker en efficiënter werkt. Bij andere softwarepakketten hebben we vaak technische problemen, bij Elvy hebben we dat nog niet meegemaakt. Het draait gewoon. Dat scheelt ook weer in beheerskosten. We hebben ongeveer 160 klanten, dat is 35.000 facturen op jaarbasis. Als ik een inschatting moet maken van de ROI, dan is dat moeilijk te zeggen, maar voor het inboeken van facturen levert het ons zeker dertig procent tijdwinst op. Bij eenpitters is dat voordeel kleiner, maar dan nog is het prettig voor de klant dat ze altijd inzicht hebben in hun eigen administratie.’

Planee Group
Planee Group is een administratie- en advieskantoor dat de boekhouding voor haar klanten volledig uit handen neemt. Ook kunt u uw salaris- en personeelsadministratie door Planee laten verzorgen.

Klik hier om verder te gaan naar de website van de Planee Group.