Elvy

Elvy is software voor het digitaliseren van uw documentstroom

Opti-Flor

“Een ‘lekkere en leuke’ manier van factuurverwerking “

Klaas Vogel

Opti-flor is de laatste jaren sterk gegroeid: het bedrijf is in korte tijd meer dan verdubbeld. Via Advisie Business Solutions maakte Opti-flor drie jaar geleden kennis met Elvy. ‘Helemaal goud’ vinden de mensen die ermee moeten werken het pakket. Ze zouden niet meer zonder Elvy Document Scanning en het Inkomende Factuur Register kunnen of willen.

In 2011 kwam Klaas Vogel in dienst bij Opti-flor als financieel directeur. De situatie die hij toen aantrof, was dringend aan digitalisering toe: ‘Van iedere factuur werden kopieën gemaakt. Die gingen naar de verschillende verantwoordelijke personen voor de inkoop. Zeker met meerdere locaties is de kans dan groot dat er facturen zoek raken: we hadden totaal geen inzicht in de locatie van de facturen. Dat moest anders. Daarom ben ik toen een digitaal factuurtraject met digitale fiattering gaan opzetten.’

Kwaliteit en continuïteit
Net toen Klaas op zoek ging, organiseerde Advisie een seminar over facturen, scannen en fiatteren. ‘Advisie is de huisleverancier van onze software,’ licht Klaas toe. ‘Wij gebruikten al Exact Globe voor onze financiële administratie. Elvy heeft een goede koppeling met Exact. Buiten dat kozen we vrij snel voor Elvy, omdat het al door een grote groep bedrijven wordt gebruikt. We zochten niet alleen kwaliteit, maar ook continuïteit. Nederpelt is een organisatie met body en een serieuze helpdesk. Het andere pakket dat we hebben bekeken was veel technischer. Wij zijn een tuinbouwbedrijf met praktische managers, dus het pakket moet lekker en leuk zijn, anders gaat het niet werken. Bovendien wilden we geen ingewikkelde constructie met een prijs per scan, maar een pakket met een onderhoudscontract en een fixed price. Wel zo overzichtelijk.’

Goed op elkaar afgestemd
In die tijd had Nederpelt zijn kantoor nog in Monster. ‘ze zaten hier praktisch om de hoek,’ vervolgt Klaas. ‘Zij zijn het pakket komen installeren en een consultant van Advisie heeft de koppeling met Exact gemaakt. Hij komt ook de updates uitvoeren. Die twee zijn goed op elkaar afgestemd. Er was een goede planning en taken- en rolverdeling, dat liep prima. Advisie heeft ook een deel van de inrichting van de fiatteringspaden voor hun rekening genomen. Dat kun je ook zelf doen, maar daar hadden we toen geen tijd voor en we wilden een goede start maken. Met hun hulp konden we in één keer goed beginnen.’

Veel efficiënter
De factuurverwerking gaat nu een stuk efficiënter bij Opti-flor: ‘We zijn verdubbeld, maar de werkzaamheden worden door dezelfde hoeveelheid mensen gedaan. Jaarlijks krijgen we 6000 facturen binnen voor meerdere bv’s; binnen één bv moet een factuur langs vier mensen ter fiattering. Als een factuur binnenkomt, wordt gekeken voor welke bv die is en wordt dan het juiste pad op gestuurd. Het pakket herkent de leverancier en doet een voorstel voor rubricering. We werken over het algemeen met grote bedrijven, dus de kwaliteit van de binnenkomende facturen is goed. De kwaliteit van de scanner speelt ook een rol: die heeft Nederpelt daarom bij installatie getoetst.’

Opgeruimd gevoel
Voor Opti-flor is het beheersingsaspect het belangrijkst: ‘Het is fijn dat we nu altijd weten waar de facturen zijn: met de terugzoekfunctie kun je heel eenvoudig een factuur terugvinden. Onze medewerkers vinden het pakket dan ook ‘helemaal goud.’ Ze vinden het heel prettig om mee te werken: eenvoudig en met een plezierige look-and-feel. Ook vinden ze het allemaal heel fijn dat er geen papier meer nodig is. Wij hebben het zo ingericht dat ze iedere dag bericht krijgen of er facturen klaarstaan voor fiattering. De meeste managers beginnen daar de dag mee en dat geeft ze een fijn opgeruimd gevoel.’

Tijdwinst door aantekeningen
Een ander heel belangrijk pluspunt voor Opti-flor is de mogelijkheid om in het systeem aantekeningen te maken bij een factuur. ‘Dat stimuleren wij, want dat kan een hoop uitzoektijd achteraf schelen. Bijvoorbeeld bij een foute levering: als een leverancier belt, kunnen we direct zien waarom de factuur niet is betaald. Vroeger moesten we eerst op zoek naar de factuur en dan nog eens gaan uitzoeken wat er aan de hand was. En ook bij de accountantscontrole is het direct duidelijk of het bijvoorbeeld om een investering of onderhoud gaat. Dat scheelt ook veel tijd.’

Verantwoorde investering
Opti-flor werkt inmiddels drie jaar met Elvy, nagenoeg probleemloos: ‘Het is niet storingsgevoelig. In het begin hebben we nog wel eens de helpdesk gebeld: hoe doe ik dit of dat. Het pakket werkt perfect en we zijn er uitermate tevreden mee. Het is zijn geld dubbel en dwars waard. Ik zou niet graag meer zonder zitten. Ik vraag me niet eens af wat de jaarlijkse kosten zijn: niet veel in ieder geval.’

Opti-flor levert vanaf vestigingen in Monster, Poeldijk en Honselersdijk Phalaenopsis-planten aan meer dan 400 handelsbedrijven, die op hun beurt leveren aan het topsegment binnen en buiten Europa. Opti-flor is een trendsetter door haar innovaties op het gebied van assortiment en marketing en biedt haar klanten één van de meest uitgebreide assortimenten binnen de tuinbouwsector van deze stijlvolle orchideeënsoort.

Klik hier om door te gaan naar de website van Opti-Flor.