“Wij kozen bewust voor een totaaloplossing, die geïntegreerd kon worden in onze automatiseringsstraat”
MKB Assist biedt administratieve en fiscale diensten aan zzp’ers en het MKB. De 7 medewerkers kunnen niet meer zonder Elvy. Daarmee boeken ze de 40.000 facturen die ze jaarlijks te verwerken krijgen, veel sneller in dan voorheen. Bovendien hebben ze nu een veel beter overzicht. Eigenaar-oprichter André van der Weijden koos vooral voor Elvy, vanwege de integratiemogelijkheden en de werkwijze.
‘Een paar jaar geleden merkten we dat steeds meer klanten elektronisch gingen aanleveren,’ vertelt André van der Weijden. ‘Wij moesten alle gemailde facturen printen en handmatig invoeren. Pdf’s moesten we los bij de boeking voegen. Heel omslachtig allemaal. Bovendien: als administratiekantoor kun je niet anders dan digitaliseren. Als je dat niet doet, heb je over een paar jaar geen bestaansrecht meer.’
Passende oplossing
André ging op zoek naar een scanoplossing die gekoppeld kon worden met SnelStart: ‘Er waren meerdere pakketten met een koppeling, maar alleen Elvy bood een directe koppeling en paste bij de manier van werken die wij voor ogen hadden. Daarnaast ga ik alleen in zee met softwarebedrijven die er al een tijdje zijn en waarvan ik de indruk krijg dat ze voorlopig blijven. Continuïteit in dienstverlening vind ik heel belangrijk.’
Controle in huis
Een andere reden om voor Elvy te kiezen, was dat MKB Assist de documenten zelf in huis wilde kunnen scannen. André: ‘Andere leveranciers boden aan om de documenten te uploaden naar een externe partij, die op hun eigen locatie de scans inlezen. Dat vond ik geen optie. Wij hebben immers de kennis van de klant om facturen goed te kunnen beoordelen en willen zelf het overzicht en de controle daarover houden. Nu krijgen we alle stukken zelf te zien en behandelen die ook zelf. Elvy stelt van elke factuur zelf een administratie voor en dan hoeven wij invoer alleen nog maar te accorderen. Elvy is zo goed geïntegreerd, dat het een onderdeel lijkt van het financiële pakket, maar dat is het niet. ’
Veel sneller akkoord
MKB Assist is bezig om voor bepaalde klanten ook het fiatteringsgedeelte van Elvy in te zetten. André: ‘Nu we toch alle facturen scannen, kunnen we digitaal autoriseren aanbieden. Wij bedienen bijvoorbeeld een groot aantal stichtingen. De bestuursleden zitten vaak over het hele land verspreid. Als je die allemaal per papieren post moet versturen, blijft er altijd wel een factuur ergens op een bureau liggen. Het kan soms maanden duren voordat een factuur – mét alle benodigde autorisaties – weer bij ons terug is. Met Elvy krijgen wij de facturen binnen, wij scannen ze en dan gaan ze automatisch per e-mail langs alle bestuursleden voor akkoord. Dat scheelt een hoop tijd!’
Handig voor klant en kantoor
André wil het fiatteren gefaseerd invoeren. ‘We beginnen met een pilotgroep van vijf klanten. Daarmee willen we eerst ervaring opdoen, kijken hoe het gaat. Maar ik merk nu al dat we hiermee voorzien in een groeiende behoefte; vooral bij organisaties met meerdere vestigingen of afdelingen en stichtingen. We hebben onlangs een organisatie van 15 sportverenigingen als klant binnengehaald, doordat we ze een gedigitaliseerde factuurstroom konden aanbieden. Voor ons is het ook een groot voordeel, want ook wij krijgen een veel beter inzicht in waar een factuur is en wat de status daarvan is.’
Even wennen
Natuurlijk moesten de medewerkers in het begin even wennen aan de nieuwe manier van werken. ‘Elke verandering brengt nu eenmaal gemor met zich mee,’ zegt André. ‘Maar uiteindelijk zeggen ze allemaal: “Ik snap niet dat ik ooit anders heb gewerkt.” Nu zien ze allemaal de tijdsbesparing en het gemak van een stuk snel boven water krijgen. In het begin was het nog een beetje onwennig dat Elvy voor jou de factuur matcht aan een administratie. Handmatig invoeren van facturen gaf wel meer het gevoel van controle, maar brengt ook een grotere kans op fouten met zich mee. Na verloop van tijd merk je dat matching altijd goed gaat en weet je waar je wel en niet op moet letten.’
Verbeterpuntje
In het begin hadden de medewerkers van MKB Assist nog weleens de helpdesk nodig. ‘Nu bellen we ze heel sporadisch, omdat we het product beter kennen. Maar als we ze bellen, worden we altijd prima geholpen. Technische dingetjes sparen we op. Daar komt dan eens in de zoveel tijd iemand voor langs. Ik vond dat het aanmaken van een nieuwe klant eenvoudiger moet kunnen: in minder stappen, maar ik hoorde dat ze dat al gaan doorvoeren. Verder kan ik geen verbeterpunten bedenken.’
Volledig geautomatiseerd
André kan Elvy van harte aanbevelen. ‘Eigenlijk zou ik willen zeggen: ik raad het niemand aan, om te voorkomen dat onze concurrenten net zo efficiënt als wij kunnen gaan werken. Hoe groot de efficiencyverbetering is, is moeilijk in cijfers uit te drukken, maar het gaat zeker allemaal een stuk sneller. Wij kozen bewust voor een totaaloplossing die volledig geïntegreerd kon worden in onze automatiseringsstraat: die loopt van fiatteren tot aangiftesoftware. Het grootste pluspunt is dan ook dat we nu heel eenvoudig een grote digitale stroom aankunnen.’