Elvy

Elvy is software voor het digitaliseren van uw documentstroom

Jabarika

“Door Elvy niets meer op papier. Digitaal inboeken en archiveren in een handomdraai.”

Karel Spoorenberg
Directeur-eigenaar

De vier medewerkers op het hoofdkantoor van Jabarika doen de financiële administratie van twaalf verschillend bedrijven op twaalf verschillende locaties. Maar hoe krijg je de facturenstroom van zo’n complexe organisatie op orde? Elvy bleek voor Jabarika hét antwoord.

Onnodig ingewikkeld
Karel Spoorenberg, directeur-eigenaar van Jabarika, is een groot voorstander van digitalisering: ‘Gedigitaliseerde administratie biedt je snel inzicht en overzicht.’ Ook de facturenstroom wilde hij daarom graag digitaliseren. Maar hoe doe je dat met twaalf verschillende locaties? Vóór de ontdekking van Elvy, boekten de medewerkers alle facturen handmatig in: ‘Facturen werden opgestuurd, ingescand en als pdf in mapjes geplaatst,’ vertelt Karel Spoorenberg. ‘Die moesten dan één voor één in Exact Globe worden ingevoerd en dan naar het archief worden verplaatst. Dat moest eenvoudiger kunnen.’

Alles in één systeem
Anderhalf jaar geleden was Karel Spoorenberg het zat: ‘Ik wilde vooral af van het gehannes dat ik bij elke betaling in twee systemen moest kijken: in Exact Globe en het digitale archief.’ Een demonstratie van Elvy overtuigde hem direct van het gebruiksgemak. ‘Niet alleen wordt iedere boeking automatisch ingelezen in Exact Globe, je kunt ook nog eens alle bijbehorende documenten aan de boeking ‘hangen’. De foutkans neemt enorm af door het voorgeprogrammeerde snelboekscherm. Elvy sluit naadloos aan op onze administratie. Bovendien kan ik 24×7 online alles benaderen. Als ik ’s avonds wil werken, hoef ik niet meer naar kantoor. Laatst heb ik zelfs vanaf mijn vakantieadres in Portugal zitten werken.’

Creatief gebruik
Daarnaast gebruikt Jabarika Elvy om digitaal te archiveren. Karel Spoorenberg: ‘Wij hebben geen projecten, dus geen systeem zoals Exact Synergy nodig. Om toch alles digitaal inzichtelijk te hebben, heb ik een aantal fake-crediteuren aangemaakt. Op die manier kunnen we alle relevante documenten in Exact Globe opslaan, zodat ze voor iedereen inzichtelijk zijn. Dat werkt perfect. Ik wil Elvy niet meer missen. Zoals bij elke verandering, duurde het even voordat mijn medewerkers er de voordelen van inzagen, maar nu zouden ze me lynchen als ik het ze zou afpakken. Ook zij zijn blij met het inzicht, overzicht en de efficiency die het pakket oplevert.’

Jabarika
Jabarika is een holding die 12 zelfstandige organisaties aanstuurt. Deze ondernemingen zijn heel divers: van horeca tot onroerend goed tot retail.

Klik hier om door te gaan naar de website van Jabarika