Elvy

Elvy is software voor het digitaliseren van uw documentstroom

Heemskerk Flowers

“Elvy biedt handige functionaliteit en veel gebruiksgemak”

Willem de Mooij
Controller

Heemskerk Flowers ontvangt jaarlijks 40.000 facturen die door mensen op vier verschillende afdelingen gefiatteerd moeten worden. Dat leidde tot kasten vol ordners, vol facturen. Niet zo gek dat er dan wel eens een factuur zoekraakt. Controller Willem de Mooij was direct enthousiast over de mogelijkheden van Document Scanning en het Inkomend Factuur Register van Elvy.

Voordat ze met Elvy gingen werken, hebben ze bij Heemskerk Flowers demo’s gezien van verschillende leveranciers. ‘Deze pakketten waren niet flexibel en niet gebruiksvriendelijk,’ vertelt Willem. ‘Advisie Business Solutions, onze softwareleverancier, kwam toen met Elvy en daar waren we wel direct enthousiast over. En dan met name over de functionaliteiten en de gebruiksvriendelijkheid.’

Kosten verdelen
Heemskerk Flowers ontvangt vaak lange, complexe facturen. Willem: ‘Toen de medewerkers van Advisie Elvy kwamen installeren, hebben ze een aantal slimme templates gemaakt, waarmee we ook de veilingfacturen snel kunnen inboeken. Ook heel handig voor ons is dat de persoon die een factuur moet fiatteren, notities kan maken; bijvoorbeeld wanneer de kosten verdeeld moeten worden naar verschillende afdelingen en/of kostenplaatsen. Stel dat een vrachtkostenfactuur van € 12.000,- verdeeld moeten worden over twee afdelingen, dan kan de fiatteur van de ene afdeling noteren:
‘€ 3000,- afdeling Vervoer buitenland - kostenplaats: België en € 9000,- afdeling Vervoer binnenland - kostenplaats Rotterdam.’

Gigantische tijdsbesparing
In de oude situatie moest een factuur eerst geboekt en gestempeld worden en dan naar alle afdelingen rondgebracht om daarna weer opgehaald te worden. ‘Dan vonden correctieboekingen plaats, ging de factuur de ene map in om betaald te worden en daarna weer in een andere map. Kortom: map in, map uit,’ vertelt Willem. ‘Nu wordt bij iedere crediteur automatisch aangegeven welke fiatteur daarbij hoort, die de factuur dan in zijn postvak vindt ter goedkeuring. Elvy betekent voor ons dus een enorme tijdsbesparing. Ik zou willen zeggen: het scheelt ons een halve mankracht.’

Minder uren, minder kasten
De crediteurenafdeling van Heemskerk Flowers is de hoofdgebruiker van Elvy. Daarnaast werken de fiatteurs ermee. Willem: ‘Iedereen had het snel onder de knie. We werken er inmiddels drie jaar mee en zijn er erg blij mee. Het is wel aan te raden om met twee schermen te werken: dan heb je op het ene scherm de factuur volledig in beeld en op het andere het boekhoudprogramma. Elvy bevalt prima; we hebben geen klachten en het werkt vrijwel foutloos. Het is een goede investering geweest; het bespaart niet alleen een halve mankracht, maar scheelt ons ook enorm veel bedrijfsruimte. Niet alleen hier op kantoor, maar ook in het archief: we zijn verplicht om facturen zeven jaar te bewaren, dus je kunt je voorstellen hoeveel kasten vol ordners dat scheelt.’

Heemskerk Flowers
Heemskerk Flowers + is in dertig jaar tijd uitgegroeid tot een van de grootste bloemen- en plantenexporteurs van Nederland. Het is een organisatie die met kennis van de markt inkoopt en die wereldwijd snel en efficiënt producten levert aan detaillisten, groothandelaren, importeurs en winkelketens.

Klik hier om door te gaan naar de website van Heemskerk Flowers.