Elvy

Elvy is software voor het digitaliseren van uw documentstroom

Harrier Accountancy

“Een hogere servicegraad met Elvy. Efficiënte werkwijze biedt ruimte voor sparren over bedrijfsvoering”

Harry Marissen
oprichter-eigenaar

Het écht kennen van klanten is voor Harrier het belangrijkste wat er is. De medewerkers willen niet alleen weten wat de motivaties, doelen en ambities zijn van hun klanten, maar ook: wat zijn hun zorgen en angsten, hun kwaliteiten en tekortkomingen? Persoonlijk contact is daarom essentieel, evenals de vertrouwensband die daaruit ontstaat.

Bij de meeste accountantsbureaus krijgt de klant eens per jaar een gesprek over hoe zijn bedrijf het heeft gedaan het jaar daarvoor. Bij Harrier kiezen ze voor een andere aanpak: daar bieden ze liever dagelijks inzicht in de resultaten. Bovendien blijft er door hun geautomatiseerde werkwijze tijd over om de klant te adviseren over de organisatie. Elvy Document Scanning is inmiddels onmisbaar voor Harrier.

Harrier is sinds de oprichting in 2010 een papierloos kantoor: er is geen archief. Ze werken dan ook vrijwel geheel geautomatiseerd. Sinds 2013 gebruiken ze Elvy Document Scanning. ‘Daarvóór werkten we met een scanoplossing die we zelf samen met onze leverancier van scanners-printers in elkaar hadden gesleuteld,’ vertelt Harry Marissen, oprichter-eigenaar van Harrier. ‘Dat bedrijf ging failliet, waardoor we niet meer met dat systeem konden werken. Omdat onze klanten inmiddels gewend geraakt waren aan werken met een scanoplossing, zijn we op zoek gegaan naar een alternatief.’

Beste prijs en functionaliteit
Harrier ging op zoek naar een partner die continuïteit kon bieden. Harry: ‘Bovendien moest de prijs-kwaliteitverhouding goed zijn en moest de oplossing aansluiten op onze werkwijze. Het pakket moest goed met AccountView kunnen samenwerken en flexibel zijn. En we wilden de informatie niet in de cloud opslaan, maar op onze eigen server. Via een relatie kwamen we bij Elvy terecht. We hebben meerdere pakketten bekeken, maar Elvy bood de beste prijs en functionaliteit.’

Alles altijd up-to-date
De medewerkers van Harrier verwerken rond de 200 facturen per dag voor hun klanten. Ze krijgen niets meer op papier binnen: ‘Onze klanten mailen ons hun facturen als pdf naar een speciaal e-mailadres of uploaden ze via het klantenportaal,’ licht Harry toe. ‘Elvy leest de gegevens uit en zorgt voor een correcte boeking in het systeem. Ook het aanvullen van stamgegevens hebben we in Elvy ingeregeld. Elvy herkent in welk grootboek moet worden geboekt. De inkoopfacturen gaan in het inkoopboek; die staan binnen 24 uur in het systeem. De klant kan daar zien welke facturen er nog openstaan. Ook kan hij altijd zelf zien hoe hij ervoor staat. Wij zorgen dat alles altijd up-to-date is.’

Harry is blij dat ze nu veel meer toegevoegde waarde kunnen bieden. De voordelen van werken met Elvy op een rijtje:

• Harrier kan veel eerder in het proces de klant ontzorgen;
• De administratie is dagelijks up-to-date (niet meer eens in het kwartaal een ordner met papieren, maar dagelijks de actuele status);
• De klant heeft altijd inzicht in zijn actuele financiële situatie, waardoor hij veel meer controle heeft;
• Harrier kan proactief inspelen op de stand van zaken, bijvoorbeeld door de klant erop te wijzen dat zijn liquiditeitspositie onder druk komt te staan.

Niet zelf inboeken
Tot voor kort lieten veel accountantskantoren klanten zelf facturen inboeken, vanuit de gedachte dat dat iedereen tijd en dus geld zou schelen. In de praktijk bleek dat de meeste klanten dat niet fijn vonden. Bovendien slopen er zo fouten in de administratie. Harry: ‘Die fouten opsporen en herstellen deed de tijdwinst teniet. Scan- en herkensoftware is een betere oplossing: geen fouten meer en altijd inzicht. Tot 2010 was ik regiodirecteur van een grote club. Toen ik voor mezelf begon, was een van mijn eerste voornemens om mijn klanten niet zelf te laten inboeken. Dan ben je alleen maar fouten aan het corrigeren; daar gaat dan je budget aan op. Die tijd besteed ik liever aan advies en begeleiding, zodat ik de ondernemer verder kan helpen met zijn bedrijf.’

Vol ingezet op digitaal
Voordat Harry voor zichzelf begon heeft hij goed nagedacht over hoe hij zijn bedrijf wilde laten groeien. ‘Daarom heb ik vol ingezet op een digitale bedrijfsvoering. Ook alle aangiftes doen we digitaal via Standard Business Reporting (SBR). Dat wordt vanaf 2017 verplicht, wij hebben nooit anders gedaan. Ik begon met één klant, maar we bedienen er nu meer dan 500, van groot tot klein. We willen vooral een leuke speler in de markt zijn voor leuke, ambitieuze klanten. Onze klanten
zijn tevreden over onze werkwijze. We kunnen efficiënt werken voor een goede prijs. Bovendien kunnen we meer sparren over de bedrijfsvoering. Dat vind ik beter dan ze achteraf vertellen hoe hun jaar was. Wij zijn daarom op onze beurt heel tevreden over Elvy.’

Klik hier om door te gaan naar de website van Harrier Accountancy.