Elvy

Elvy is software voor het digitaliseren van uw documentstroom

Gelderveste

“Elvy maakt in house financiële administratie mogelijk. Kwalitatief hoogstaande administratie door automatisch inboeken.”

André van Duren
Controller

GelderVeste bestaat uit 23 scholen in een gebied met een doorsnee van 40 kilometer. Twee jaar geleden besloot het bestuur de financiële administratie niet langer uit te besteden maar in huis te gaan doen. Maar hoe overbrug je 23 facturenstromen? Met Elvy is dat geen probleem.

Handmatige fouten
Het door een administratiekantoor laten verzorgen van de administratie had voor GelderVeste een aantal nadelen: gebrekkige stuurinformatie door te late rapportages en hoge kosten. André van Duren, controller van GelderVeste, schafte daarom Exact Globe aan. Decentraal boekten voortaan vier verschillende medewerkers alle facturen in. ‘Handmatig inboeken door verschillende personen bleek echter geen garantie voor foutloosheid,’ vertelt André van Duren. ‘Om de kwaliteit van de administratie te waarborgen, heb ik daarom onze Exact-dealer gevraagd om een scanoplossing, die rechtstreeks kon inboeken in Exact. Hij raadde me Elvy aan.’

Toegenomen kwaliteit
Sindsdien is één persoon verantwoordelijk voor het inboeken van facturen. André van Duren: ‘Elvy scheelt een hoop werk en biedt betere controle. Verder is Elvy informatief van grote waarde. Facturen en alle bijbehorende documenten zijn met één druk op de knop oproepbaar. Heel handig in gesprekken over de administratie. Ik kan op elke school inloggen en dan weten we allebei direct waar we het over hebben. We werken met barcodes voor de verschillende vestigingen, zodat alle facturen door elkaar heen ingescand kunnen worden. Elvy zorgt ervoor dat ze op de juiste kostenplaats terechtkomen. De foutkans is kleiner geworden, terwijl de kwaliteit enorm toegenomen is.’

Snel terugverdiend
André van Duren is erg tevreden over Elvy. ‘Ik kan het iedereen aanbevelen.’ Daarnaast is hij ook zeer te spreken over de dienstverlening door de makers van Elvy. ‘Wij hebben bijvoorbeeld als scholengemeenschap geen btw-administratie. Eén telefoontje en een uur later was het aangepast én op afstand geïnstalleerd. Probeer dat maar eens zo snel voor elkaar te krijgen bij een groter pakket.’ Ook vindt hij het heel handig dat Elvy nu verschillende modules heeft. ‘Met het Inkomende Factuur Register (IFR ) van Elvy kunnen onze directeuren op afstand betalingen autoriseren. Al met al is de doorlooptijd en efficiency enorm toegenomen. Gezien de lage aanschafkosten denk ik dat we Elvy in minder dan een half jaar hebben terugverdiend.’

Scholengroep GelderVeste
Scholengroep GelderVeste biedt christelijk primair onderwijs in een groot gebied in de achterhoek. GelderVeste staat voor kwalitatief hoogstaand onderwijs in een voor het kind prettige omgeving.

Klik hier om door te gaan naar de website van Gelderveste