Elvy

Elvy is software voor het digitaliseren van uw documentstroom

Finhill

“Elvy maakt unieke werkwijze mede mogelijk. Bij FINHILL is klant volledig ontzorgd”

Hans Stoop
Directeur FINHILL

Er zijn voor administratiekantoren steeds meer softwarepakketten op de markt, waarmee ze hun klanten kunnen ontzorgen. Dat laatste is dan ook een steeds belangrijker aspect in de strijd met de concurrentie. Hans Stoop, directeur van FINHILL, is daarom apetrots op de unieke mate van automatisering van zijn administratiekantoor. Mede mogelijk gemaakt door Elvy.

Hans wist al jaren van het bestaan van OCR-scanningsoftware, maar het duurde nog tot 2012 voordat FINHILL met Elvy Document Scanning ging werken: ‘Ik hoopte dat de UBL, het door Brussel voorgeschreven XML-formaat voor digitale facturen, sneller ingevoerd zou worden in Nederland. Inmiddels is duidelijk dat dat nog wel even duurt. Maar een heel klein deel van de Nederlandse bedrijven verstuurt facturen in UBL-formaat via het Peppol-netwerk - in Finland is dat al 95%.’ Inmiddels werkt FINHILL naar volle tevredenheid met drie Elvy-modules: Elvy Document Scanning (OCR), Elvy Inkomend Factuur Register (IFR) en Elvy Onkosten Declaratie.

Merkbaar verbeterd
Tijdens zijn verkenning van scanning-softwarepakketten, verbaasde Hans zich over de businessmodellen die hij tegenkwam: ‘Bij de meeste betaal je per gescand document. Deze bedrijven hebben mensen in lagelonenlanden klaar zitten om facturen handmatig in te kloppen, die - na scanning - niet konden worden herkend. Dat betekent dat er voor hen geen enkele prikkel is om de software te verbeteren. Bij Elvy is dat anders: je betaalt een jaarlijks vast bedrag aan onderhoudskosten, waarmee de software merkbaar wordt verbeterd.’

Alles automatisch in systeem
Sinds een paar weken is FINHILL het eerste kantoor in Nederland dat de volledige administratie kan verzorgen, zonder tussenkomst van de klant. ‘We hebben ons kantoor zodanig geautomatiseerd dat we alle benodigde documenten automatisch in ons systeem krijgen,’ vertelt Hans met gepaste trots. ‘We hebben een speciale tool laten maken die verkoopfacturen uit de mail filtert. Inkoopfacturen krijgen we via Elvy of in UBL-formaat. Pinbonnetjes krijgen we als foto via een app binnen. Bankafschriften krijgen we via software van de bank en wordt door een eigen tool in de juiste administratie gezet.’

Zo min mogelijk moeite
FINHILL gebruikt 19 verschillende softwarepakketten die samen een heel andere manier van werken mogelijk maken. ‘Wij hebben nooit meer pieken in onze workload en zijn elke dag helemaal up-to-date met alle administraties. Het scheelt ons niet alleen heel veel tijd, maar vooral ook onze klanten. Die hoeven met dit systeem nooit meer iets op te sturen. Wij bedienen voornamelijk mkb’ers, die willen dat hun boekhouding wordt bijgehouden met zo min mogelijk moeite en een zo groot mogelijk fiscaal resultaat. Natuurlijk is dit voor ons ook en flinke investering geweest, maar we lopen nu wel voorop in deze ontwikkeling. Verder is nog niemand in Nederland zover.’

Overzicht inkoopfacturen
Met Elvy Inkomend Factuur Register (IFR) zorgt FINHILL dat de klant iedere morgen een mail krijgt. ‘Daarin staat een overzicht van de inkoopfacturen die wij namens de klant hebben ontvangen, met het verzoek die te beoordelen. Al deze facturen zijn al geboekt, dus de btw-aangifte gaat altijd goed. Maar ze staan op dat moment geblokkeerd voor betalen. Nadat de klant de facturen heeft goedgekeurd, kan er ook betaald worden - desgewenst door ons.’

Eenvoudig declaraties indienen
Sinds vorig jaar werkt FINHILL ook met de Elvy Onkosten Declaratie. ‘Dat stelt onze klanten in staat om via ons klantenportaal zakelijke kilometers en onkostenbonnetjes in te dienen. Daar heeft hij geen scanner voor nodig: hij hoeft alleen maar met zijn telefoon een foto te maken van het bonnetje en die via een app in te sturen. Kilometers kan hij indienen door in de app het adres van het vertrekpunt en van de bestemming in te voeren. Dat scheelt hem niet alleen tijd, maar daarmee kunnen we ook beter voldoen aan de fiscale bewaarplicht. Bonnetjes raken niet meer kwijt of worden niet onleesbaar. En wij kunnen de declaraties foutloos verwerken.’

Bovengemiddeld geïnteresseerd
Hans vindt het heel prettig dat Nederpelt, de ontwikkelaar van Elvy, goed luistert naar zijn klanten: ‘Ze zijn geïnteresseerd in onze toekomstvisie en de roadmap daarnaartoe. Dat blijkt ook uit de bijeenkomst die ze in mei hebben georganiseerd: het Elvy Innovation Platform. Tijdens die bijeenkomst brachten ze wensen van klanten in kaart en vroegen ze naar verbetermogelijkheden. Dat vind ik een goede instelling, zeker voor een softwareontwikkelaar. We zijn super tevreden over Elvy, ook door de prijs-kwaliteitverhouding.’

FINHILL is veel meer dan een boekhoudkantoor. De medewerkers zetten zich met passie in om de klant in al zijn financiële activiteiten te ondersteunen en te ontlasten van zijn administratieplicht. Dat doen ze met persoonlijke aandacht, expertise en advies. Ze staan garant voor een boekhouding die altijd up-to-date en nauwkeurig is, sluitende rapportages en verslaglegging en tijdige belastingaangiftes.

Klik hier om door te gaan naar de website van FINHILL.