Elvy

Elvy is software voor het digitaliseren van uw documentstroom

De Krim

“Snellere rapportages en hogere kwaliteit factuuradministratie”

Pieter Duin
Manager Administratie

De Krim is een omvangrijk vakantiepark, dat bestaat uit een aantal afdelingen en neven-bv’s: zo is er naast het bungalowpark een camping, een hotel en een golfbaan. De inkomende facturen komen centraal binnen, maar moesten in de oude situatie in verschillende mapjes worden gedaan. Die ging Pieter Duin, hoofd administratie, dan eens per week rondbrengen om te laten accorderen. Overzicht was er niet en er waren ook wel eens facturen zoek. In 2010 ging De Krim op zoek naar een goede digitaliseringsoplossing.

Het eerste pakket dat ze bij De Krim bekeken was veel te duur en omslachtig. ‘We zijn verder gaan zoeken en kwamen bij Elvy terecht,’ vertelt Pieter. ‘Onze vaste softwareleverancier Advisie Business Solutions leverde toen nog geen Elvy, maar ze deelden al snel ons enthousiasme. Ook zij waren verrast door de mogelijkheden: één pakket waarmee je alle facturen kunt inscannen, inboeken en - door de koppeling met het boekhoudpakket - kunt vastleggen. Bovendien verliep vanaf het begin de communicatie met Nederpelt heel plezierig. Er ontstond al op dag één een prettige wisselwerking: onze wensen werden vlot opgepakt. Al snel daarna zijn Advisie en Nederpelt partners geworden.’

Open voor suggesties
De fysieke afstand tussen het Westland en het waddeneiland was bij de implementatie geen probleem: alles kon op afstand ingestuurd en ingeregeld worden. Pieter: ‘De helpdesk hebben we daarna nog een enkele keer gebeld, maar niet zozeer omdat er een probleem was: het is een heel stabiel pakket. We belden alleen als we nieuwe functionaliteiten wensten. We wilden bijvoorbeeld dat het bedrag van de factuur direct in het beginscherm wordt getoond. Dat vonden ze bij Nederpelt een nuttige aanpassing die ze zeer snel hebben doorgevoerd.’

Hogere kwaliteit
Eind 2010 is De Krim gaan proefdraaien met Elvy en begin 2011 zijn ze volledig overgestapt. Pieter: ‘Elvy werkt heel praktisch en is echt op de praktijk toegespitst. Het was in het begin wel even wat werk, maar de combinatie van Elvy Document Scanning en Inkomend Factuur Register (IFR) levert een administratie met een hogere kwaliteit op. We hebben geen zoekgeraakte facturen meer en je kunt elke factuur precies volgen. Als er achteraf een vraag over een factuur wordt gesteld, hoeven we niet meer op zoek te gaan in het archief. En zolang een factuur niet geaccordeerd is, kan hij niet betaald worden. Daar zorgt de koppeling met Exact Globe voor.’

Sneller en beter
Een groot voordeel voor De Krim is de online accorderingsmogelijkheid: ‘Sommige vestigingen liggen hier 10 of zelfs 20 kilometer vandaan en daar hoef ik nu niet meer met mijn mapjes naartoe. We krijgen ongeveer 7000 facturen per jaar binnen, en dit jaar zijn dat er al 8500. Er zit dus een duidelijke stijgende lijn in het aantal facturen en dat is met dit pakket makkelijk te verwerken. Het is dus sneller en beter. En doordat een factuur bij binnenkomst direct wordt geregistreerd en de kostenposten direct in de boekhouding terechtkomen, zijn snellere rapportages mogelijk. Ik hoef nu niet meer te wachten tot ik alle mapjes weer terug heb gekregen, waardoor ik de maandelijkse verslaglegging een week heb kunnen vervroegen.’

Leergierig programma
Met Elvy werken was voor de kantoormedewerkers van De Krim uiteraard eerst even onwennig, maar ook zij zagen snel de voordelen. Pieter: ‘Zoals de herkenfunctie: op het moment dat je de factuur onder de scanner legt, wordt vanuit Exact Globe al het bedrijf en het bankrekeningnummer herkend. Als het banknummer afwijkt, krijg je daar een melding van. Je krijgt dan de keuze het te accorderen of het aan te passen; dat is heel handig, zeker gezien de overstap naar IBAN. Je kunt het programma dus eigenlijk leren een factuur te herkennen. Soms krijg je een factuur dubbel binnen: per post én e-mail. Als je die dan inscant, krijg je meteen een melding dat de factuur al in het systeem staat. Ook dat zorgt voor een hogere administratiekwaliteit.’

Financieel voordeel
Pieter is zeer tevreden over de prijs-kwaliteitsverhouding. ‘Ik geef het een dikke achtenhalf. Het is een goed product tegen een redelijke prijs, een stuk goedkoper dan de concurrentie. Het financiële voordeel is lastig te meten. Uiteindelijk werkt het sneller, beter en heb je betere controlemogelijkheden waardoor er minder fouten in je administratie kunnen sluipen. Bij de groei van je bedrijf kun je meer facturen per medewerker aan. En die zijn geen tijd meer kwijt aan zoeken en controleren. Uiteindelijk levert het dus zeker ook financieel voordeel op.’

De Krim Texel
Een gezinsvakantie, weekendje weg of andere Texel vakantie? De Krim biedt een ruime keuze voor uw verblijf: een luxe vakantiehuis, bungalow, chalet, hotelchalet, appartement, landhuis, een 5 sterren camping en een hotel! Vakantiepark De Krim is het best uitgeruste vakantiepark van Texel én de Waddeneilanden.

Klik hier om door te gaan naar de website van De Krim Texel.