Elvy

Elvy is software voor het digitaliseren van uw documentstroom

Administratiekantoor Van Boheemen

“‘We kunnen meer klanten bedienen met dezelfde bezetting, met meer werkplezier!’”

Jolanda van Boheemen
Eigenaar-oprichter

Administratiekantoor Van Boheemen maakt al sinds begin 2014 gebruik van Elvy Document Scanning. Daarmee gaat het inboeken van facturen voor klanten een stuk sneller en eenvoudiger. Met 30.000 facturen per jaar levert dat een aanzienlijke tijdwinst op. Eigenaar-oprichter Jolanda van Boheemen wil nooit meer terug naar handmatig inboeken.

In 2013 nam Jolanda een ander administratiekantoor over. Daarmee kwamen er 35 klanten en dus ook heel veel facturen bij. ‘We moesten onze werkwijze efficiënter in gaan richten, zodat we met dezelfde bezetting een derde meer werk konden verzetten. Ik ben de mogelijkheden gaan onderzoeken, maar er zijn niet heel veel scanoplossingen die kunnen koppelen met AccountView. Bovendien wilde ik één prijs betalen, niet per document. Dat laatste is voor ons soort kantoor idioterie. Zo kwam ik bij Elvy Document Scanning terecht.’

Automatische gegevensherkenning
Inmiddels kan Jolanda niet meer zonder. ‘Vóór Elvy boekten we alles met de hand: iedere bankregel moesten we handmatig invoeren. Al snel nadat we Elvy hadden aangeschaft dacht ik: Dit is fijn! En nu wil ik nooit meer terug. Het is heel fijn dat je een kopie van ieder document in de boekhouding hebt. Je kunt alles nog eens nakijken, zonder veel rotzooi in je kantoor. Uiteindelijk wil ik toch naar dat papierloze kantoor toe. Je hoeft ook nooit meer facturen bij je klanten op te vragen als je de jaarrekening aan het maken bent. Het mooiste van Elvy vind ik, dat het automatisch gegevens herkent.’

De klant ontzorgen
Bij Van Boheemen willen ze de klant zo veel mogelijk ontzorgen. ‘De klant wil het steeds makkelijker krijgen, en terecht. Wij zeggen daarom: het maakt niet uit hoe geordend uw administratie is, wij verwerken die voor u. De klant heeft wel wat beters te doen. Ze kunnen zelf bonnetjes inscannen met de app van AccountView, maar die vind ik niet super handig: dat is alleen maar een foto van de bon. Bij Elvy zijn ze altijd bezig met verbeteringen, dus die zijn vast al bezig met een app, die ook gegevens herkent. Maar ik heb liever dat ze iets goed ontwikkelen dan half, dus daar wacht ik graag op.’

Zeker anderhalf keer sneller
Naast Jolanda werken vier parttime medewerkers met Elvy Document Scanning. ‘In het begin waren ze wat terughoudend: “Moet dat nou?” Intussen zijn ze er allemaal aan verknocht. Het is een heel gebruiksvriendelijk programma. Zeker als je het goed hebt ingericht, kun je er snel mee werken. Bovendien is het zelflerend: het herkent al na één keer gegevens zoals boeknummers en komt dan zelf met een voorstel. Dan hoef je alleen nog maar op ‘OK’ te klikken. Dat gaat zeker anderhalf keer sneller dan handmatig inboeken. Bovendien is de kans op een foute inboeking vrijwel tot nul gereduceerd. Het werkt wel het lekkerste op twee schermen, maar dat is voor ons sowieso handig.’

Verbetersuggesties welkom
Jolanda is ook zeer tevreden over het contact met Elvy: ‘Dat is altijd super. Ze helpen je altijd goed en proberen het snel voor je op te lossen. We bellen overigens maar heel zelden met de helpdesk: een of twee keer per jaar. Dan lukt het bijvoorbeeld niet om een map uit te lezen en blijkt er een kapotte pdf in te staan, die verminkt is in de mail. Als je bedenkt dat we 30.000 facturen per jaar verwerken, dan is dat niets. Wat ik ook fijn vind, is dat ze openstaan voor verbetersuggesties. Ik heb ze onlangs gevraagd of ze een wizard willen maken voor de koppeling met AccountView. Daar moet je nu een flink aantal handelingen voor verrichten en dat moet handiger kunnen. Daar zijn ze nu mee bezig. Overigens koppelt Elvy perfect met AccountView én met Exact Online.’

Blije gebruiker
Elvy Document Scanning is een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering van Van Boheemen geworden. ‘Anders zouden we nooit met dit aantal mensen deze hoeveelheid klanten kunnen bedienen. En dat doen we ook nog met plezier. Ik ben een blije gebruiker en raad het graag iedereen aan. Ik heb hier zelfs al eens een demo gegeven. Dat bedrijf heeft het toen ook meteen aangeschaft. Ze zagen mijn enthousiasme en waren meteen verkocht. Het werkt onwijs fijn, ongeacht het boekhoudprogramma waarmee je werkt.’

Administratiekantoor Van Boheemen biedt flexibele diensten op maat. Ze willen de puzzel die administratie heet voor iedere klant leggen. Hiermee bieden ze rust en overzicht in zowel hoofd als organisatie.

Klik hier om door te gaan naar de website van Administratiekantoor Van Boheemen.