Elvy

Elvy is software voor het digitaliseren van uw documentstroom

Accountantskantoor Spoelstra & Scherer

“‘Elvy past goed in onze klantgerichte manier van werken’”

Accountantskantoor Spoelstra & Scherer

Accountantskantoor Spoelstra & Scherer loopt voorop met ICT-innovaties. Dankzij hun volledig digitale werkwijze kunnen ze klanten op ieder moment voorzien van foutloze rapportages, tegen scherpe tarieven. Ze werken al sinds 2010 met Elvy Document Scanning. Marco Scherer, eigenaar en registeraccountant bij Spoelstra & Scherer, vertelt welke voordelen dat hen en hun klanten biedt.

In 2010 kwamen de eerste scanprogramma’s op de markt. De aanbieders van dat moment rekenden vrijwel allemaal een prijs per factuur. Reden voor Spoelstra & Scherer om op te zoek te gaan naar een betaalbaar alternatief. ‘Zo kwamen we al snel uit bij Elvy: de enige die die niet per factuur afrekende of heel duur in aanschaf was,’ vertelt Marco Scherer. ‘Online hebben we gekeken naar wat we ermee konden en wat andere gebruikers ervan vonden. Daarna hebben we de gok gewaagd. Die heeft goed uitgepakt. Elvy levert goede functionaliteit tegen een vaste, aantrekkelijke prijs.’

Automatische koppeling
Spoelstra & Scherer is een regionaal kantoor, met vijf werknemers. ‘Niet groot genoeg om de documentstroom bij te houden via IFR (Inkomend Factuur Register). Wel zijn we erg gebaat bij Elvy Document Scanning. Het voordeel zit ‘m niet zozeer in de boektijd, maar in het feit dat een factuur direct in de administratie zit. De tijdwinst zit met name in de bankkoppeling. Elvy koppelt de betalingsgegevens automatisch aan de factuur. Dat verhoogt de kwaliteit van de administratie.’

Handige Extra’s
‘Wat ik echt super vind van Elvy, is dat ze dubbele facturen er altijd uit haalt,’ vervolgt Marco. ‘Zelfs als een ondernemer, al dan niet bewust, drie maanden later dezelfde factuur nog eens indient. Wat ook scheelt, is dat je vanuit het grootboek door kunt zoomen naar de ingescande investeringsdocumenten. Voorheen moesten we bijvoorbeeld handmatig een kopie maken van facturen die als investering beschouwd kunnen worden. Die deden we dan in een aparte ordner, die we bij het opstellen van de jaarrekening erbij haalden. Nu krijgen we met één druk op de knop alle investeringen op het scherm.’

Nooit anders gewild
Hebben ze de afgelopen vijf jaar nooit overwogen over te stappen op een ander programma? Marco: ‘Elvy wordt constant verbeterd. De scan- en herkenfunctie wordt steeds beter: Elvy herkent steeds meer. Maandelijks is er een update. Die verloopt altijd vlekkeloos, omdat ze die van te voren goed testen. Nee, we hebben nooit de behoefte gehad om naar een ander programma uit te kijken.’

Verbetersuggesties
Ook over de helpdesk is Marco tevreden: ‘Die hebben we zo nu en dan nodig. Vooral na een update van AccountView; dan moeten we zo nu en dan een instelling wijzigen. Bij Elvy weten ze vaak meteen waar het probleem ligt en anders nemen ze de tijd voor je om het uit te zoeken. Dat vind ik top. We hebben in het begin ook wel eens een verbetersuggestie gedaan. In onze versie van AccountView kwam de crediteurnaam bijvoorbeeld niet naar voren. Toen hebben ze net zo lang gesleuteld totdat dat wel het geval was. Ze doen dus echt wat met je input.’

Warm aanbevolen
Kunnen ze bij Spoelstra & Scherer Elvy aanbevelen? ‘We doen niet anders! We hebben al aan heel wat conculega’s laten zien hoe het in de praktijk werkt. Logisch, want de meeste softwareleveranciers beloven je gouden bergen. In de demo ziet alles er fantastisch uit, maar als je het dan zelf hebt geïnstalleerd, ziet het er ineens heel anders uit. We hebben het alleen nu zo druk, dat we andere ondernemers liever op deze manier vertellen dat Elvy doet wat ze beloven.’

Accountantskantoor Spoelstra & Scherer
Accountantsbureau Spoelstra & Scherer hanteert een onderscheidende werkwijze. Ze wachten niet - zoals een traditioneel kantoor – totdat de klant contact opneemt. Ze rekenen ook geen uurtje-factuurtje: ze werken op proactieve wijze samen met de klant. Een efficiënte werkwijze en doordachte automatisering zorgen ervoor dat de administratie altijd up-to-date is. Zo kunnen ze ondernemers helpen hun omzetdoelen te halen. Tegen vaste prijzen; wel zo overzichtelijk.

Klik hier om door te gaan naar de website van Accountantskantoor Spoelstra & Scherer.