Archiveer je documenten digitaal in Elvy en jouw ERP.

In Elvy Documentarchivering kun je diverse type documenten archiveren, van pakbonnen tot leveringsbevestigingen en van CMR's tot orders. Per type document bepaal jij welke gegevens vereist zijn om de documenten op een correcte manier te archiveren.

Het digitaal archiveren van documenten bespaart je veel tijd en geld. Je bespaart tevens ruimte met een digitaal archief en je kunt kostbare tijd besteden aan meer belangrijke zaken. 

Als je ervoor kiest om documenten te archiveren op basis van het inkoopordernummer, dan biedt Elvy Factuurverwerking de mogelijkheid om automatisch documenten aan de factuur toe te voegen zodra deze wordt gematcht met de betreffende inkooporder. Dat is pas efficiënt!

Met Elvy Documentarchivering heb je altijd en overal toegang tot verschillende documenten. De documenten worden in ElvyWeb opgeslagen, daardoor kun je ze waar en wanneer je wilt inzien. Ze worden veilig opgeslagen en je kan op deze manier voldoen aan de wettelijke bewaarplicht van specifieke documenten. Desgewenst kunnen documenten ook in jouw ERP beschikbaar worden gesteld.

De documenten die door Elvy worden gearchiveerd zijn gemakkelijk terug te vinden op de waardes waarop ze zijn gearchiveerd én op de volledige inhoud van het document. Zo kan een pakbon bijv. makkelijk worden teruggevonden op basis van het inkoopordernummer, de datum of de leverancier. Maar ook door te zoeken op de overige herkende tekst op het document.

Zodra een document gefiatteerd moet worden, hoef je dit niet zelf bij de juiste collega neer te leggen maar worden fiatteurs automatisch op de hoogte gehouden door middel van een notificatie vanuit Elvy. Documenten worden in het online fiatteringsportaal behandeld, dat toegankelijk is voor iedere medewerker met de juiste rechten.