Elvy

Elvy is software voor het digitaliseren van uw documentstroom

Elvy Document Archief

“Elvy bezorgt de juiste documenten op uw digitale bureau”

Alle documenten onder controle met Elvy Document Archief (DA)

Krijgt uw onderneming dagelijks stapels met documenten te verwerken? Heeft u daarnaast het gevoel dat het veel te lang duurt voordat deze documenten bij de juiste personen terechtkomen, áls het al bij de juiste personen terechtkomt? Dan is er nu de oplossing Document Archief (DA) van Elvy! Het is een intelligente oplossing die de stroom van al uw documenten digitaal door uw organisatie in goede banen leidt. Daarnaast zorgt het er ook voor dat de documenten digitaal worden gearchiveerd en altijd en overal bereikbaar zijn.

Het komt u ongetwijfeld bekend voor: er komt post binnen; niet één poststuk, maar een hele berg tegelijkertijd. In veel gevallen gaat de post niet direct naar de medewerker of de afdeling waarvoor het bedoeld is. Naar wie moet de gemeentelijke post? Wie beheert de verzekeringspapieren? Behandeling van al deze documenten laat daardoor vaak lang op zich wachten. In veel gevallen raakt er post zoek en zal de juiste medewerker het dus nooit ontvangen. Met Elvy DA is dit verleden tijd en is het gehele proces erg inzichtelijk.

Wat doet Elvy DA precies?

  • U bepaalt zelf welke documenttype er met Elvy verwerkt zullen worden.
  • Alle ontvangen documenten worden met Elvy Document Scanning verwerkt en geregistreerd.
  • Elvy Document Scanning zorgt er vervolgens voor dat, door de Automatische Herkenning, het document aan de juiste relatie wordt gekoppeld.
  • Het document kan eventueel digitaal doorgezet worden naar de medewerkers die het moeten behandelen.
  • Medewerkers zijn vervolgens in de gelegenheid het document te controleren en desgewenst met één druk op de knop goed te keuren, waarna het volledig automatisch doorgezet kan worden naar de volgende afdeling of direct gearchiveerd wordt.

Maar dat is nog niet alles!

Het gemak van het Document Archief van Elvy gaat nog verder. Zo werkt de applicatie nauw samen met Elvy Document Scanning, dat documenten zoals inkoop-, verkoopfacturen, post en contracten digitaliseert. Daarmee vergroot u de efficiency van Elvy DA nog eens fors: alle documenten worden nu ook gemakkelijk doorzoekbaar en zijn eenvoudig terug te vinden. Om documenten te onderbouwen, is het daarnaast mogelijk andere (financiële) documenten toe te voegen. Zo weten beslissingsbevoegden altijd waar zij over praten.

Zoveel voordelen in één pakket?

  • Alle documenten zijn digitaal opgeslagen, gecategoriseerd op de documentsoorten die u zelf hebt gedefiniëerd; hierdoor zijn ze gemakkelijk terug te vinden.
  • Het is in een oogopslag duidelijk wie welke documenten heeft ontvangen en beoordeeld.
  • Duurt het afhandelen te lang? U kunt managers toewijzen die de medewerkers monitoren.
  • Door tekstherkenning worden de documenten volledig doorzoekbaar. Zo kunt u naderhand op één enkel zoekwoord de documenten terugvinden.

Gemakkelijk werken met Elvy DA

Elvy DA verhoogt de efficiency van uw documentafhandeling, zonder dat medewerkers worden lastiggevallen met post die niet voor hen bestemd is. Het programma is vriendelijk in gebruik en ook overal te gebruiken. Elvy DA is een web-based applicatie, dus ook beschikbaar voor elk mobiel apparaat zoals uw smartphone of tablet-pc met internetaansluiting. Bovendien kunt u gevoelige documenten binnen uw bedrijf eenvoudig afschermen.

Kenmerken

  • Onbeperkt aantal gebruikers
  • Documentstromen eenvoudig en flexibel aan te leggen
  • Eigen documentsoorten definiëren
  • U bepaalt zelf of documenten goedgekeurd moeten worden
  • Alle documenten wordt automatisch digitaal opgeslagen
  • Documenten zijn eenvoudig terug te vinden en raken nooit meer zoek
  • U kunt Elvy DA gebruiken op elk mobiel apparaat, zoals uw telefoon of tablet
  • Naadloze integratie met andere Elvy oplossingen
  • Elvy DA werkt met elke webbrowser

Meer informatie?

Vraag uw leverancier van financiele software naar een verhelderende demonstratie van Elvy Document Archief. U ziet dan zelf hoe eenvoudig het werken voortaan is voor uw medewerkers. Of wilt u nú al meer weten? Vraag dan nu een demonstratie aan!