Elvy

Elvy is software voor het digitaliseren van uw documentstroom

Aandachtspunten

Waar moet u op letten tijdens een keuze.

Veel mensen vragen ons wat de voor- en nadelen zijn van Elvy. In deze sectie proberen wij u een onafhankelijk beeld te weergeven van zaken waar u op dient te letten tijdens de aanschaf van scansoftware.

Gebruikers inlog methode, Named user of Concurrent user.

Bij veel softwarepakketten wordt er ingelogd op basis van de gebruikersnaam van Windows, of een eigen gebruikersnaam. Dit is op zich niet erg, alleen kunnen er maar b.v. 1 of 2 gebruikers aangemaakt worden. Wanneer u meerdere gebruikers wilt hebben dient u extra gebruikers bij te kopen. Dit zorgt ervoor wanneer de ene dag de secretaresse documenten digitaliseert en de andere dag de boekhouder documenten digitaliseert u al 2 gebruikers verplicht nodig hebt. Bij Elvy is dit gebaseerd op het “Concurrent user” principe. Dat wil zeggen dat u geen gebruikersnamen hoeft te registreren er mogen simpelweg niet meer dan 1 of 2 gelijktijdige gebruikers inloggen in de software. Dit is nog steeds de meest eerlijke methode, want het zorgt ervoor dat u alleen betaalt voor het gebruik van de Software.

Werkplek onafhankelijke installatie

Sommige software dient op elke werkplek een onafhankelijke installatie te krijgen door middel van bijvoorbeeld een activatie. Dit zorgt ervoor dat als iemand even op een andere werkplek gaat werken deze niet gebruik zou kunnen maken van de digitaliseer software. Elvy draait in principe helemaal vanaf het netwerk als dat noodzakelijk is. Een snelkoppeling maken naar ELVY.EXE is meer dan voldoende.

Onbeperkt aantal scans per maand

Er is software op de markt die een limiet stelt aan het maximum aantal scans per maand. Als u bijvoorbeeld meer dan 1.000 documenten per maand scant moet u een scanpak van 1.500 stuks bijkopen. Bij Elvy is het aantal scans onbeperkt.

Implementatie kosten.

Software installeren kost uiteraard geld. Er zijn software producten die daar een schappelijk bedrag voor rekenen. Bijvoorbeeld 1/2 of 1 dag consult. Er is ook software die rustig 5 dagen installatiekosten met zich meebrengen en dan nog voor het inrichten van de bedrijfs afhankelijke situatie uren rekenen. Hierdoor kan zo’n installatie makkelijk uitlopen tot 8 dagen consult. Wij hanteren bij Elvy een implementatietijd van 1 dag! Tijdens deze dag wordt Elvy geïnstalleerd, volledig naar uw wensen ingesteld en krijgen uw medewerkers training in het gebruik van Elvy. Hierna bent u volledig up and running!

Onderhouds kosten.

Software onderhouden kost uiteraard ook geld. Let ook bij aanschaf op het onderhoudsbedrag dat betaald moet gaan worden. Kijk niet naar zaken als percentages maar naar echt het fysieke bedrag. Als u het onderhoudsbedrag van Elvy vergelijkt met dat bedrag van andere OCR software kan u knap bedrogen uitkomen. Bij Elvy betaald u bijvoorbeeld € 750,-- en bij andere, concurerende software al € 4.000,--. Maar voor € 4.000,-- schaft u Elvy al aan ! Neem voor een berekening dus de aanschafkosten + bijvoorbeeld 3 jaar het onderhoudsbedrag mee.

OCR module gebruikt.

Voor de herkenning van de documenten is de software afhankelijk van de digitaliseer software die deze gebruikt, zoals de OCR module. Oudere versies invergelijking met de huidige versie 16.3 werken ook allemaal alleen zijn deze vaak niet getraind op nieuwere lettertypen als Verdana. En aangezien u het niet voor het kiezen heeft als u een factuur aangeleverd krijgt, is een werkomgeving die up-to-date is van belang. Elvy werkt met versie 16.3.

Handschrift herkenning.

Laat u niet verleiden met mooie verhalen over handschrift herkenning. Het probleem achter handschrift herkenning is, het feit dat u per handschrift de module moet trainen. En als u voor bijvoorbeeld 5 personen dit moet doen is het nog niet zo’n probleem , maar wat gebeurt er als dit bijvoorbeeld voor 500 mensen moet gebeuren? Elvy maakt geen gebruik van handschrift herkenning.

Gevalideerde import.

Wat voor soort module wordt er gebruikt om te importeren in Exact ?
Elvy gebruikt XML Server Financieel. Andere software om gevalideerd mee te importeren is door middel van de SDK Kit. Alles heeft zijn voor en nadelen. Maar het feit blijft, beide zijn gevalideerd. Een voordeel van XML Server Financieel is dat het al vaak aanwezig is binnen organisaties die met Exact werken. SDK gebruikers moeten altijd aangeschaft worden, per SDK koppeling ! Maar wat ook belangrijk is, welke software is het makkelijkst om te updaten. Als gebruik wordt gemaakt van de module XML Server dan kan Exact eenvoudig geupdate worden. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van een SDK koppeling dan moet er accoord gegeven worden door de leverancier en door Exact voordat er geupdate kan worden.

Herkennings technieken.

Welke herkenningstechnieken er gebruikt worden bepaald hoe snel de oplossing op uw werkstation reageert.

Zo zijn er software pakketten waar u een logo dient aan te geven voor de herkenning en per crediteur dus een “voorkeuze instelling (=template)” dient aan te maken.
Er is software alwaar aangegeven moet worden waar alles staat. b.v. bankrekeningnummer, telefoonnummer etc.
Elvy maakt van iets unieks gebruik. Er wordt gewoon op de factuur gezocht naar zaken als bankrekeningnummer, BTW nummer, KVK nummer, telefoonnummer, faxnummer etc. Deze worden vervolgens gematched met Exact.

Zoals u ziet zijn de eerste twee opties zeer onderhouds intensief. Dit vooral omdat tegenwoordig bedrijven in de huidige economie voor de concurrentie strijd regelmatig (lees gemiddeld één keer per jaar) hun factuurlayout veranderen. Dit varieert tot bedrijven die het rustig drie keer per jaar doen (denk aan energie bedrijven) . Elvy heeft als voordeel dat u geen “voorkeuze instelling (=template)” hoeft aan te maken. Deze templates zorgen ervoor dat als er b.v. 30 templates in staan alles snel werkt, maar zodra er veel templates of bijvoorbeeld veel logo’s in staan dit drastische de herkenningssnelheid beinvloed. De conclusie is dat tekst herkenning nu eenmaal vele malen sneller is dan de herkenning van een grafisch plaatje. Indien men alle templates moet nalopen om te kijken of de huidige factuur er aan voldoet zal dit een tijdrovende klus zijn. Elvy heeft deze templates niet en werkt op basis van de hoeveelheid gegevens er matchen binnen Exact met de crediteur.

Modules vergelijken.

Let op zodra u software wilt gaan aanschaffen u een eerlijk vergelijk maakt. En denk dan vooral niet “die module gebruiken we nu niet” denk dan eerder van “die module gaan we misschien wel gebruiken”. In de praktijk blijkt toch vaak wanneer u de smaak te pakken heeft van het digitaliseren u andere processen ook wilt gaan automatiseren. Stelt u zich eens voor wanneer u voor € 2.995,-- Elvy koopt u er een aantal functionaliteiten bij krijgt geleverd wat bij de concurrent wel eens € 25.000,-- kan gaan kosten. Met andere woorden bij Elvy krijgt u alle functionaliteit voor een bedrag van € 2995,--.

Document scanning kleur of zwart/wit.

Er zijn een aantal digitaliseer pakketten op de markt die louter zwart / wit scannen. Misschien denkt u van nou wij slaan toch alleen documenten in het zwart / wit op. Maar wat als u over een paar jaar denkt “we willen nu toch in kleur gaan opslaan ?”. Het kan zo zijn dat u dan een extra module tegen die tijd nodig of een nieuwe versie van de Software. Het voordeel van Elvy is dat u zowel in kleur als zwart/wit kan scannen.

Wanneer is de boeking zichtbaar in Exact.

Er zijn ook producten die een eigen inkomende facturen register mee levern om uw facturen te fiatteren voordat ze in de boekhouding van Exact verwerkt worden. Maar waar mensen bijvoorbeeld geen rekening mee houden is dat de boeking pas daadwerkelijk zichtbaar is in Exact of Accountview als de boeking definitief accoord bevonden is. De meeste bedrijven (80% zeker) wil het liefst alle facturen gelijk kunnen zien op de balans, dit omdat er toch meestal sprake is van een accoord. Vaak gaat het om kleine bedragen als een factuur niet accoord is, of dat het bedrijf de “spook facturen” tegen wil houden. Dit aantal is meestal ook te verwaarlozen waardoor klanten graag de boeking al in Exact willen zien. Dit kan perfect bijvoorbeeld met het inkomende facturen register van Exact of het inkomende facturen register module van Elvy. Andere pakketten laten de stroom eerst door hun eigen software gaan voordat de boeking in Exact wordt aangemaakt en zo’n geval is het dus niet gelijk zichtbaar.

Werkmethode.

Er is bijvoorbeeld software die vanaf de multifunctional zelf werkt. Het idee is leuk, maar wat is er nog vervelender als er iemand voor je bezig is met een bulk verwerking van documenten en jij moet precies iets kopieren en vervolgens hier op moet gaan staan wachten? Of denkt u hierbij aan het feit dat u achter een klein schermp toetsen zit te bedienen wat varieert van een selectie van een optie tot het intypen van hele regels met een omschrijving. Elvy verwerkt handmatig of automatisch iets naar Synergy / Globe via het “werkstation” zodat u hier zelf de controle over heeft. Het belangrijkste is dat u kan werken vanaf uw eigen werkplek en u dus geen irritaties heeft van het werken vanaf een klein display.

Staar u dus ook niet blind op mooie rapportages die in de software zitten. Kijk altijd primair naar de functionaliteit, alles draait om het scannen, inboeken en de eventuele validatie. Rapportages die u nodig heeft kan de Dealer of Nederpelt Software altijd voor u maken en hoeft u niet veel te kosten.

Ook het afboeken van bestellingen klinkt mooier dan als het in werkelijkheid is. Een van de grote problemen met het automatisch afboeken van bestellingen is als uw leverancier bijvoorbeeld 500,00 kilogram van iets levert tegen € 0.50. de OCR software het verschil niet kan zien tussen een punt en een comma, dat zorgt er gerust voor dat er 50000 kilogram word opgeboekt tegen € 0.50. Gevolg uw voorraad neemt ontzettend toe qua aantal, maar wat het nog erger maakt is dat de VVP etc. drastisch afneemt. En prijslijsten voor klanten met een opslagfactor die krijgen het product ongemerkt haast gratis. In het aangegeven voorbeeld zult u het wel zien, maar zodra de verschillen kleiner zijn, valt u het veels te laat op wanneer het kwaad al is geschied. Daarom kunt u beter handmatig bestellingen afboeken. Elvy helpt u met het selecteren op basis van bestelling of levering om zo de factuur in een keer af te boeken. Wel automatisch, maar nog wel een controlerende taak aanwezig.

Welke scanners werkt de software mee.

Veel software werkt bijvoorbeeld alleen met die 2 modellen van HP of met dat ene model van Xerox en is dus hardware afhankelijk. Elvy werkt in principe met elke scanner, en toont daar dus ook geen beperkingen in aan. Laat u dus niet verleiden door bepaalde typen scanners. Deze scanners zijn vaak duurder in aanschaf, maar onderhoud en supplies zijn vaak al duurder omdat de leveranciers toch al weten dat deze multifunctional behouden moet worden en niet zomaar ingeruild kan worden. Dit omdat er dan speciale software op staat.

Wat kost een inkomende facturen register (IFR).

Een inkomende facturen register is meestal afhankelijk van het aantal gebruikers. Mensen vragen ter vergelijk op wat een IFR van Exact kost versus een IFR van Elvy. Houdt in uw keuze dan ook rekening met het feit of U al Synergy van Exact heeft. Als dat zo is, is het verstandiger om het IFR van Exact zelf te nemen. Dit omdat de integratie dan binnen uw organisatie beter is. Als u totaal geen interesse heeft in Synergy of U bent meer opzoek naar zaken als PDA compatibel etc. dan is het beter om weer te kiezen voor het IFR van Elvy. Dit omdat het namelijk onbeperkt is, en de installatiekosten erg laag zijn. Houdt ook ten alle tijden rekening met het doorgroeien van de omgeving met uw bedrijf. Zodra er gebruikers bij komen is dat voor het Elvy IFR geen probleem. De eenvoud om mensen op te nemen in fiatteringstromen die bijvoorbeeld extern werken voor U (zzp’ers).