Elvy

Elvy is software voor het digitaliseren van uw documentstroom

De Digitale Postkamer

De verwerking van alle binnenkomende post is tijdrovend waardoor het veel vertraging op kan lopen. Heeft u ook het idee dat uw postverwerking sneller, efficiënter en goedkoper kan? De Digitale Postkamer kan daarvoor zorgen.

Hoe werkt De Digitale Postkamer?

Wij verzorgen het digitaliseren van al uw binnenkomende post, zodat u hier geen omkijken meer naar heeft.

  1. Uw documenten komen bij ons binnen (rechtstreeks of indirect) of worden door ons opgehaald.
  2. In onderling overleg stellen wij een selectieleidraad op van wel en niet te scannen documenten.
  3. We scannen uw documenten met speciale scanners. Uw documenten worden digitaal beschikbaar gesteld in een systeem dat we bij u implementeren. Dat systeem levert meldingen, autorisatie met boekingvoorstel, betaling en workflows aan collega’s.
  4. De optie tot het koppelen aan uw databases, CRM, ERP of financiële pakket.
  5. Uw papieren documenten worden opgeslagen, terugbezorgd of vernietigd.

Welke voordelen biedt De Digitale Postkamer verder?

Financieel
Er geldt een vast bedrag per poststuk; u bespaart zo’n drie euro per poststuk in vergelijking met een analoge werkwijze. Dit zit hem in de snelle verwerking van uw post (tijd is geld) en personeelsuren die niet langer aan scannen hoeven te worden besteed. Bovendien hoeft u geen apparatuur aan te schaffen!

Veiligheid
U heeft niet langer te maken met binnenkomende stromen papier en aanverwante zaken als opslag en vernietiging. Papieren documenten die bij ons binnen komen worden veilig opgeslagen of vernietigd.

Doelmatigheid
Uw post is digitaal te allen tijde beschikbaar voor geautoriseerde medewerkers. U kunt zelf beslissen binnen hoeveel tijd uw post digitaal beschikbaar dient te zijn.

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen
Voor het voorbewerken en scannen van de documenten maken wij gebruik van werknemers van sociale werkvoorzieningbedrijven. Op deze manier bieden wij mensen kans op werk die een afstand hebben tot de arbeidsmarkt en zo bent u indirect maatschappelijk verantwoord bezig.

Is De Digitale Postkamer iets voor u?

Wilt u uw kantoor digitaliseren en efficiëntere werkprocessen creëren, maar wilt u hier niet te veel tijd en geld aan kwijt zijn? Dan is De Digitale Postkamer de oplossing! Neem contact met ons op voor meer informatie of een vrijblijvende afspraak met onze consultant.