Elvy

Elvy is software voor het digitaliseren van uw documentstroom

Van der Valk International

“Elvy maakt scannen, boeken, accorderingsworkflow en rapportages mogelijk!”

Edwin van Heteren
Financieel Directeur

Twee jaar geleden wilde Van der Valk International haar factuurstroom volledig gaan digitaliseren. Tot die tijd kwamen er ruim 2000 facturen per jaar, per hotel binnen, die per post heen en weer naar het hoofdkantoor gestuurd moesten worden. Het bedrijf ging op zoek naar een oplossing waarmee ze konden scannen en direct inboeken in AccountView.

Van der Valk International vond vooral een goede koppeling met hun boekhoudprogramma AccountView heel belangrijk. ‘We wilden de facturen direct kunnen inboeken en daaruit rapportages halen,’ legt financieel directeur Edwin van Heteren uit. ‘Een ander groot voordeel van digitalisering is, dat je facturen niet meer in een envelop heen en weer hoeft te sturen vanuit de verschillende vestigingen om ze te laten inboeken en accorderen. Van de vier pakketten die we bekeken hebben, bleek Elvy de goedkoopste en de beste.’

Bijna zes keer goedkoper
Van der Valk koos voor Elvy, niet alleen omdat Elvy Document Scanning (DS) goede scansoftware is, maar ook omdat het Inkomend Factuurregister (IFR) voorziet in een mooie workflow-oplossing. Edwin van Heteren: ‘Met het IFR van Elvy kun je vrij eenvoudig de accorderingsroute van gescande facturen inregelen, zodat je altijd weet waar iedere factuur op ieder moment is, of die al geaccordeerd is en zo nee, waarom niet. Elvy bleek daarnaast goede referenties te hebben en is bovendien aanzienlijk goedkoper dan concurrerende pakketten. De duurste die we hebben gezien was bijna zes keer zo duur als Elvy. Bij sommige pakketten betaal je ook nog eens per factuur, dus Elvy was de beste keus in zowel aanschaf als gebruik.’

Heel eenvoudig
Het gebruiksgemak van Elvy speelde natuurlijk ook een rol bij de keuze van Van der Valk: ‘Het inscannen en inboeken werkt heel eenvoudig en konden we uitleggen bij de installatie. Mensen die met het IFR gingen werken, konden we telefonisch uitleggen hoe dat werkt, zo simpel werkt dat. We weten nu altijd precies waar iedere factuur is en waar die eventueel is blijven hangen. En omdat de facturen ook meteen in ons rapportagesysteem staan, kan de general manager van ieder hotel bij vragen over posten in de rapportages, eenvoudig inzoomen op een bepaalde factuur of post. Dat betekent dus ook aan de achterkant tijdwinst.’

Een aanrader
Edwin zou Elvy zeker aan andere bedrijven aanraden: ‘Het werkt eenvoudig, is stabiel en niet duur. We hebben alleen in het begin een klein probleempje gehad rond de jaarwisseling in AccountView, maar dat hebben ze bij Nederpelt snel opgepakt en verholpen. Daarna hebben we de helpdesk niet meer nodig gehad.’

Van der Valk International
Al meer dan 150 jaar lang bouwen verschillende generaties ‘Valken’ aan het familiebedrijf met de bekende warme gastvrijheid. Van der Valk International is onderdeel van de Van der Valk Groep, het grootste horecaconcern van Nederland, met hotels in Nederland, België, Spanje, Duitsland en de Nederlandse Antillen.

Klik hier om door te gaan naar de website van Van der Valk International.