Elvy

Elvy is software voor het digitaliseren van uw documentstroom

Reakt Groep

“Snellere verwerking facturen en nooit meer iets kwijt “

Brenda Nootenboom
Fiinancieel-adminstatief medewerkster

De afdeling Finance & Control van de REAKT Groep verzorgt de financiële administratie voor alle aangesloten bedrijven; totaal 16 administraties. In het kader van een verbeterproces, wilden ze toe naar een snellere verwerking van de inkoopfacturen. Dat werd mogelijk met Elvy en Elvy IFR (Inkomend Factuur Register). Brenda Nootenboom, financieel-administratief medewerkster, vindt het een superpakket.

Alles terugvinden
Voordat de REAKT Groep in maart 2011 met Elvy IFR ging werken, kon het wel even duren voordat een factuur geaccordeerd en wel terug was op de administratie. ‘Soms kregen we de factuur helemaal niet meer terug,’ vertelt Brenda. ‘Daarom is Elvy voor ons ideaal: we kunnen altijd alles terugvinden, van alle bedrijven. We raken nooit meer iets kwijt. We scannen de inkoopfactuur in, plus alle bijbehorende documenten, waardoor we daar online eenvoudig over kunnen corresponderen met de bedrijfsonderdelen. Ook kunnen we nu zien waarom iemand een boekingspost of factuur goed- of afkeurt.’

Snellere verwerking
Niet alleen maakt de nieuwe werkwijze het factuurproces inzichtelijker, het gaat ook veel sneller. Brenda: ‘ We hoeven niet meer alle facturen te verdelen onder de bedrijven en dan met de post te versturen. We scannen de facturen in, en Elvy doet een boekingsvoorstel voor Exact Globe. Bij de inrichting van de registers hebben we goed nagedacht over wie de facturen moet tekenen en welke posten bij welke leveranciers horen. Dat kun je overigens achteraf ook heel makkelijk aanpassen. Elvy verstuurt vervolgens zelf een berichtje dat er facturen klaarstaan om goedgekeurd te worden. Betalen gaat daardoor ook een stuk sneller.’

Goede ondersteuning
De tip om Elvy te gebruiken voor verbetering van het factuurpoces kwam van de Exact-dealer van de REAKT Groep. Brenda: ‘We zijn er heel erg blij mee, het is een superpakket. In het begin hadden we wel wat kleine probleempjes, maar dat had te maken met de inrichting. De helpdesk pakte dat erg goed op. Ze nemen de tijd voor je en ze kunnen op afstand je scherm overnemen en meekijken. Dat vind ik super. Nu hoeven we ze niet meer te bellen. Alleen als we iets extra’s willen. Ook daar gaan ze meteen mee aan de slag. Dat vinden ze zelfs leuk, want zo kunnen ze het pakket nog beter maken.’

Iedereen meer tevreden
De verschillende bedrijven van REAKT Groep moeten nu digitaal accorderen. Hoewel dat niet moeilijk is, heeft de afdeling Finance & Control daar een handleiding voor gemaakt. ‘Inmiddels is iedereen die met Elvy werkt tevredener. Ze merkten dat ze nu meer inzicht hebben. Bijvoorbeeld in wat ze hebben ingekocht. Daar hoeven ze niet meer over te bellen, dat scheelt ons ook een hoop tijd en moeite. En vroeger kregen we nog wel eens een factuur terug met een post-it erop geplakt met de tekst ‘Niet voor mij’. Nu kunnen ze zelf de factuur doorsturen naar de juiste persoon.’

Reakt Groep
De REAKT Groep helpt mensen met een psychiatrische achtergrond zich te ontwikkelen naar maatschappelijke participatie en onafhankelijkheid van zorg en uitkering. Dat doet ze door te activeren en te begeleiden naar werk of een andere rol in de samenleving. Voor elke fase in ieders ontwikkeling is er een breed en relevant aanbod binnen de bedrijven van de Groep.

Klik hier om verder te gaan naar de website van Reakt Groep