Elvy

Elvy is software voor het digitaliseren van uw documentstroom

Occasion Totaal

‘Het werkt super en dat zou ik voor geen geld meer willen missen.’

Mike Kastrop

Elvy brengt gebruiksgemak en efficiëntie.
Nooit meer zoeken naar een factuur en perfecte integratie met AccountView.

Occasion Totaal verkoopt ruim 1000 auto’s per jaar. Dat genereert een factuurstroom van circa 3000 inkoopfacturen. Dat zijn er niet heel veel, maar genoeg om voor een hoop ergernis te zorgen als er één verkeerd is gearchiveerd of kwijtgeraakt bij het kopiëren. Nu Occasion Totaal Document Scanning van Elvy gebruikt, is dat verleden tijd. Bovendien is Elvy volledig geïntegreerd met AccountView.

Daadkrachtig
Mike Kastrop, een van de eigenaren van Occasion Totaal, zocht begin 2011 op internet naar scan- & boeksoftware. Voordat hij Elvy ontdekte, probeerde hij een aantal van de pakketten die hij daar vond. ‘Ik miste het gebruikersgemak en de snelheid, die Elvy wel bleek te hebben. Een ander groot pluspunt van Elvy is, dat ze heel daadkrachtig zijn. Als je bijvoorbeeld per mail een kleine wijziging in de workflow vraagt, heb je tien minuten later een antwoord en twee dagen later een geheel nieuwe, geüpdate versie. Bij andere aanbieders van software is deze werkwijze zeker niet vanzelfsprekend.’

Perfect geïntegreerd
In maart 2011 kreeg Mike een demo van Elvy op zijn pc. ‘Ik kon er direct mee aan de slag en heb nooit meer anders gewild. Wel vroeg ik me van tevoren af of het programma ook gekoppeld zou kunnen worden met AccountView. Op de website van Elvy las ik namelijk alleen enthousiaste reacties van bedrijven die met Exact Globe werken. Na onderzoek bleek Elvy perfect geïntegreerd te zijn met AccountView, dus die zorg was snel verdwenen. Ook de medewerkers die de facturen accorderen via het Elvy Inkomend Factuur Register (IFR) zijn erg blij met de nieuwe werkwijze. Alle werknemers hebben allemaal hun eigen budgetverantwoordelijkheid, zoals mobiele telefonie of advertenties. Bij factuurbedragen hoger dan een x-bedrag, is een tweede akkoord nodig. Die routing kun je allemaal invoeren in Elvy IFR. Ik heb begrepen dat bij Elvy een budgetbewakingsmodule in ontwikkeling is. Als deze beschikbaar komt, willen wij deze zeker gaan gebruiken!’

‘Het werkt super en dat zou ik voor geen geld meer willen missen.’

Tijdwinst
De grootste tijdwinst behaalt Occasion Totaal met het Elvy Inkomend Factuur Register. ‘Als een factuur is ingescand en ingeboekt, krijgen de werknemers die de factuur moeten accorderen direct een berichtje. Deze routing scheelt mij ongeveer een kwartier per factuur. Ik hoef niet meer alle medewerkers langs voor een handtekening en daarna naar het archief om de factuur te archiveren. En als ik na betaling een factuur nogmaals in wil zien, hoef ik niet meer naar het archief, maar heb ik met twee muisklikken alle benodigde informatie op mijn scherm. Een mooie feature aan de Elvy-software is, dat alle medewerkers ook onderweg facturen kunnen inzien en accorderen. Dat scheelt een hoop wachttijd.’

Fijner werken
Wat de exacte ROI is, is volgens Mike lastig te bepalen. ‘Het is niet in geld uit te drukken hoeveel tijd, en soms ergernis, het scheelt als je een verkeerd gearchiveerde factuur moet gaan zoeken. De kostenbesparing is voor ons ook niet het belangrijkste. Het werkt veel fijner: het geeft ons gebruiksgemak en efficiëntie die onmisbaar zijn voor onze organisatie en dat zouden we voor geen geld meer willen missen. Ik zou zelfs iemand die maar duizend facturen verstuurt Elvy aanraden. ’

Occasion Totaal
OccasionTotaal is een full service, Bovag-gecertificeerd autobedrijf in Lelystad. OccasionTotaal heeft zowel een verkoop- als een reparatieconcept en werkt vanuit een moderne, ruime showroom. OccasionTotaal verkoopt auto’s van alle merken en prijsklassen, nieuw en gebruikt en biedt kwaliteit, flexibiliteit en zekerheid, tegen een aantrekkelijke prijs.

Klik hier om verder te gaan naar de website van Occasion Totaal.