Elvy

Elvy is software voor het digitaliseren van uw documentstroom

Florys

“Goed voorbereid op de toekomst, Florys kan met Elvy de klant optimaal bedienen”

Marco Visser
Directeur Florys

Bij Florys maken ze het de klant graag zo makkelijk mogelijk. Daarom maken ze gebruik van Elvy Document Scanning en van Elvy Inkomend Factuur Register (IFR). Daarmee verzorgen ze de financiële administraties van de klant, maar ook die van Florys zelf. ‘Het is briljant’, vindt Marco Visser, directeur bij Florys. ‘Ik kan ’s avonds thuis op mijn iPad facturen autoriseren.’

Bij Florys geloven ze niet dat administratiewerk de toekomst heeft. Dat kan immers helemaal geautomatiseerd. ‘Maar er zijn talloze aanbieders van scan- en herkensoftware,’ vertelt Marco Visser. ‘Wij hebben er drie uitgenodigd voor een gesprek. Elvy sprong eruit door hun no-nonsense uitstraling. Ze hebben geen snel verkooppraatje, maar een duidelijk verhaal. Het contact is prettig en persoonlijk. We hebben eind 2014 de twee modules aangeschaft. Begin 2015 hebben we onze klanten daarop overgezet.’

Veel eenvoudiger
Tot op de dag van vandaag is Marco erg tevreden over Elvy. De medewerkers van Florys verwerken de administraties van een groot aantal klanten. Marco: ‘De klanten scannen zelf hun facturen en mailen ze naar ons, naar een speciaal mailadres. In het enkele geval dat we nog een papieren factuur krijgen, scannen we die zelf. Elvy herkent de afzender en weet dan in welke administratie de factuur geboekt moet worden.’

Kortere autorisatieperiode
Het Inkomend Factuur Register (IFR) gebruiken ze voor klanten die alle facturen rechtstreeks naar Florys laten sturen. ‘Die worden eerst geboekt en dan voorgelegd voor autorisatie. De klant krijgt iedere dag via de mail een overzicht met facturen die hij moet autoriseren. Als de factuur niet klopt, wijst de klant de factuur af. Dit wordt vastgelegd in de administratie, zodat de factuur niet betaald kan worden. De klant neemt dan contact op met de leverancier om de onjuistheid te bespreken. Als de klant de factuur goedkeurt, betalen wij die direct vanuit de financiële administratie. De factuur én de autorisatie worden opgeslagen achter de boeking in het grootboek. Als de klant een factuur niet direct in behandeling neemt, vindt hij die de volgende dag weer in het overzicht. Wij merken dat hierdoor de autorisatieperiode veel korter wordt. Bovendien kan er nooit meer een rekening zoekraken.’

Geen minpunten
Florys gebruikt nu anderhalf jaar Elvy. Marco: ‘Eerlijk gezegd kan ik geen enkel minpuntje bedenken. Terwijl wij echt heel kritisch naar het proces kijken; dat zegt wel hoe enthousiast wij over Elvy zijn. Mijn collega belt weleens met de helpdesk. Daar is hij goed over te spreken: zijn vragen worden altijd dezelfde dag nog beantwoord. De werking van het programma is zo vanzelfsprekend, dat ik het onze klanten zonder aarzeling durf aan te bieden. We zijn nu net bezig Elvy bij een klant te implementeren. Het is een vrij complex bedrijf met veel medewerkers die facturen moeten goedkeuren. Als ik vragen voorleg over de functionaliteit, blijkt dat allemaal te kunnen. Het programma sluit dus goed aan op de praktijk.’

Gretige verbeteraars
Ook de bedrijfsculturen van Nederpelt - de makers van Elvy - en van Florys sluiten goed op elkaar aan. ‘Vooral de gretigheid waarmee ze hun product willen verbeteren, waardeer ik heel erg. Als wij als dagelijkse gebruikers met verbetersuggesties komen, zeggen zij: “O ja, dat is handig.” En dan gaan ze daar rap mee aan de slag. Als ze er niets mee kunnen, leggen ze uit waarom niet.’
Een ander verbeterpunt heeft Marco genoemd op de Elvy-innovatiebijeenkomst afgelopen voorjaar. ‘Het werkt allemaal heel simpel en intuïtief, maar sommige knoppen staan nog niet op de meest logische plek in het scherm. Als je zo’n punt maakt, schieten ze niet meteen in de verdediging, maar doen ze er iets mee. Dat vind ik heel prettig. Samen maak je software beter en kom je tot het beste product, waarmee je je kanten optimaal kunt bedienen.’

Minder rompslomp
Bij Florys werken zeven mensen met Elvy. ‘Die waren heel snel ingewerkt. Een collega die hier vorig is komen te werken, werkt vanaf het begin op deze manier en weet dus niet beter. Zij was onlangs bij een klant waar nog veel handmatig wordt gedaan. Zij was verbaasd over de hoeveelheid werk en de ropslomp die de papieren methode met zich meebrengt. Terwijl dat toch bij veel bedrijven nog de standaard is.’

Florys is een laagdrempelige vraagbaak en sparringpartner. Naast financieel-administratieve dienstverlening, bieden zij ondersteuning op fiscaal en juridisch vlak. Omdat ze met digitale dossiers werken, hebben klanten 24 uur per dag inzicht in hun volledige financiële administratie. Toegankelijkheid en betrokkenheid staan hoog in het vaandel: het is een kantoor met hart voor úw bedrijf.

Klik hier om door te gaan naar de website van Florys.